武汉晴川学院备用金管理办法

作者: 时间:2021-02-24 点击数:

武汉晴川学院备用金管理办法

 

为进一步规范我校备用金管理,加强备用金使用监管,确保备用金资金使用效益和安全,根据相关文件规定,结合我校实际,制定本办法。

第一章 总则

第一条 本办法所称备用金是学校拨付给内部用款单位或职工个人作为零星开支的备用款项。备用金应指定专人负责管理,按照规定用途使用,不得转借给他人或挪作他用。

第二条 备用金按管理形式分为定额备用金和非定额备用金。定额备用金是指单位对经常使用备用金的部门或工作人员根据其零星开支、零星采购等实际需要核定一个资金额度,并保有其核定额度用于周转的备用金。除定额备用金外的为非定额备用金。

第三条 本办法适用于校内有备用金需求的相关单位及教职工个人。

第二章 备用金申请及审批

第四条 备用金借款实行先申请后借款制度,根据备用金类别的不同实行不同的申请规定:

(一)备用金借款申请

申请定额备用金需填写《定额备用金核定申请表》(见附件)。定额备用金原则上只核定给各二级学院。

申请其他备用金,如差旅费、活动经费、比赛经费及其他零星采购、零星开支等需根据业务的需要,填写请款报告(出差填写出差申请表),说明借款事由、经费项目、金额等并附相应活动通知等等。各单位负责人要精打细算,严格审核。

在校学生原则上不办理借款,如有特殊情况必须借款的由班主任或辅导员代为借款。各单位应确定专人负责办理借款手续,以减少学校备用金借款人数。

(二)备用金借款审批

备用金借款实行四级审批制度。备用金借款须报学院(部门)负责人签字、财务处审核、并经分管校领导和校长依次审批后才能借款。

第五条 除定额备用金按1万元额度审批外,各级审批及财务复核其他备用金借款时发现申请金额与实际情况不符时,应写出建议借款具体金额,建议金额原则上应小于申请金额,最终审批金额原则上应以最小建议金额数为准。

第三章 备用金经办人管理

第六条 备用金经办人为备用金借款人。备用金经办人的责任、权利。

(一)备用金经办人承担以下责任:

1、对备用金资金保管安全负责;

2、对本人经手的备用金支出真实性、合法性负责;

(二)备用金经办人有以下权利:

1、对不真实、不合法、不合规费用支出有权拒绝,并向学校财务部门报告;

2、有权拒绝学院(部门)安排提取、携带、支付大量现金等违规操作,必要时可向校财务部门报告。

第四章 备用金资金管理

第七条 备用金借款金额超过1000元,付款时由财务处将款项打到借款人指定银行卡上,涉及对公转账部分(如报名费等、培训费等),直接公对公转账。

第八条 定额备用金实行专门管理,由各单位指定专人负责保管。该单位所借定额备用金统一打入该指定专人的银行卡。该指定专人务必确保卡上资金安全,避免信息泄露,造成资金损失。各单位内部要制定牵制监管措施,确保资金安全,预防因人员岗位调整变动、离职等造成的不利影响。

第九条 严禁将备用金银行卡借给他人使用,严禁将备用金银行卡转交他人保管。

第五章 备用金借款额度

第十条 备用金借款额度分定额备用金、非定额备用金进行管理。

(一)定额备用金额度管理

定额备用金核定额度为一年1万元人民币,用于各学院临时紧急的各项零星开支。

(二)非定额备用金按以下原则核定:

1、属业务备用金,即经办业务已经或正在发生并已确认付款金额,但尚未取得发票,根据工作需要需由财务处对公支付的款项,如合同预付款、保证金等等,借款额度应根据业务付款依据据实核定。

2、属差旅费、活动经费、零星采购、零星支出的备用金根据实际需要据实核定。

第六章 备用金使用管理

第十一条 备用金使用除业务备用金按指定用途使用外,一般备用金必须严格按以下使用范围使用:

(一)差旅费支出。包括因公出差、参加会议、进修学习、短期培训、教学实习以及学校、学院领导安排的其他外出;

(二)经常性零星物品采购及维修备用金;

(三)各单位举办的各类活动所需要的零星支出备用金;

(四)举办、参加各类比赛、竞赛备用金;

(五)其他零星支出。

第十二条 以下支出严禁使用备用金:

(一)购置仪器设备等固定资产;

(二)大宗物资采购,如实验材料、图书、教材等等

(三)大额租车费、劳务费、施工费、招生宣传、印刷费等支出;

(四)大额结算款项支出,如工程款、汽车修理费、修缮费、校企合作款等;

(五)学院(部门)间内部借款及内部结算费用;

(六)工资、奖金、补贴、福利费等等支出。

第七章 备用金报账管理及再借款

第十三条 备用金借款支出后,应在规定时间内凭真实合法有效的票据及时冲账。

(一)定额备用金每年110号后受理申请,每年1210号前需将1万元全部交回学校财务处。

(二)业务备用金付款后经办人应及时催促收款单位开具票据,在30个工作日内冲账;出差备用金应在相关经办人员出差返校后10个工作日内冲账;其他备用金应在活动事项办结后15个工作日内冲账。

第十四条 备用金再借款实行“前账不清、后账不借”的管理原则。备用金不及时冲账的原则上暂停该借款人下次备用金借款。

第八章 备用金余额管理

第十五条 因现实情况发生变化,导致备用金余额不足以支付经办支出时,金额较小(不超过3000元)的,经办人可以垫支办理,垫支办理后应及时冲账,多冲部分的垫支款财务处直接支付经办人。金额较大(超过3000元)的,经办单位(人)应及时补借备用金后再办理支出。

第十六条 严禁擅自大额垫支报账,使备用金冲账出现大额赤字,备用金冲账出现大额赤字的,财务对赤字金额不予认可。

第十七条 年内备用金借款拟办工作结束后应在规定时间内及时冲账并将备用金余额交回财务结清。

第十八条 年终单位定额备用金及个人备用金余额应于当年1210日前全部交回财务部门。

第十九条 备用金交回后,确因工作需要需使用备用金的,根据实际需要重新申请备用金借款。

第二十条 不按时将备用金余款交学校财务处的,学校有关部门将责令限期交回;对故意拖欠限期不交的学校将根据有关规定按挪用公款处理;涉及犯罪的,移送司法机关处理。

第九章 监督检查

第二十一条 备用金监管部门主要有财务部门、备用金使用单位,履行相应职责如下:

(一)财务部门

财务处为备用金核算管理职能部门,对备用金借款、使用及报销的合规性、合理性及手续完备性负责。

(二)使用单位

备用金使用单位为备用金使用责任单位,对本单位备用金使用支出的真实性、合法性负责。

第二十二条 备用金使用监管采取日常检查与重点抽查相结合。

财务处有权对各单位定额备用金的管理和使用情况进行检查,对校内单位备用金余额账实相符情况进行抽查。

第二十三条 出现超范围使用备用金行为,金额较小的由校财务部门责令责任单位(人)立即改正;金额较大的学校将组织有关部门进行调查核实,根据调查情况作出相应处理;涉及违纪、违法的按有关规定对责任人进行严肃处理。

第二十四条 学院(部门)或个人有下列行为之一的,由校财务处责令限期改正,追回损失;学校将对学院(部门)负责人及其他直接责任人依法依规进行严肃处理;构成犯罪的,移送司法机关处理:

(一)坐支单位项目现金收入的。

(二)私设小金库的。

(三)贪污或者挪用备用金的。

(四)因私事借用备用金的。

第十章 附则

第二十五条 本办法由财务处负责解释。

第二十六条 本办法自印发之日起执行。

附件:《定额备用金核定申请表

武汉晴川学院财务处

20201113

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